Immer wieder gibt es Unstimmigkeiten bei der Ausstellung einer Rechnung. Dabei sind die gesetzlichen Vorschriften dazu eindeutig. Schon ein kaufmännischer Lehrling muss alle verpflichtenden Rechnungsbestandteile kennen, um seine Prüfung zu bestehen. Leider gehört dieses Wissen nicht zum Grundlagenkoffer und damit zur Grundausstattung eines Gewerbescheines…..

Hier daher zusammengefasst alles Wichtige:

Um Vorsteuern aus einer Rechnung geltend machen zu können, müssen bestimmte Merkmale vorhanden sein. Das Vorliegen sämtlicher Rechnungsmerkmale ist grundsätzlich Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.

Diese Bestimmungen über die Rechnungslegung gelten auch für Anzahlungsrechnungen und Gutschriften; bei Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweisen und Belegen im Reisegepäckverkehr sind Erleichterungen vorgesehen.

Diese Angaben muss eine Rechnung enthalten:

  • den Namen und die Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • den Namen und die Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder des Empfängers der sonstigen Leistung
  • die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • den Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder den Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt
  • das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz; im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis, dass für diese Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
    Beispiel eines Hinweises: “steuerfreie Lieferung”
  • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
  • das Ausstellungsdatum
  • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird; bei ausländischen Unternehmern ist für inländische Umsätze ein eigener Nummernkreis erforderlich
  • die UID-Nummer des Rechnungsausstellers
    die Verpflichtung zur Angabe der UID-Nummer besteht nur, soweit der Unternehmer im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug besteht; sofern der Rechnungsaussteller über eine österreichische UID-Nummer verfügt, ist diese anzugeben.

Diese Punkte sind bei EDV-Systemen leicht einzuhalten. Nun schreibt man ja nicht jede Rechnung am Computer, gibt es doch eine Menge Gelegenheiten, wo schnell per Hand eine Rechnung geschrieben werden soll. Am einfachsten dafür ist nach wie vor der gute alte Rechnungsblock mit Durchschreibefunktion - in jedem guten Schreibwarenhandel erhältlich.

Was versteht man nun unter Kleinbetragsrechnung? Welche Angaben müssen diese enthalten?

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150,- € (einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Gemäß § 11 Abs. 6 UStG 1994 genügen bei diesen Rechnungen folgende Angaben:

  • der Name und die Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung
  • der Zeitpunkt/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • das Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
  • der Steuersatz
  • das Ausstellungsdatum

Gemäß Art. 11 Abs. 5 UStG 1994 gelten diese Erleichterungen bei Kleinbetragsrechnungen nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen. Zu den innergemeinschaftlichen Lieferungen folgt noch ein gesonderter Beitrag, da auch in diesem Bereich immer wieder Fragen auftauchen und Geld im wahrsten Sinne des Wortes verschenkt wird.